Mencatat Sumbangan

Kebijakan dan Asas-Asas

Setelah persepuluhan dan sumbangan lainnya diterima setiap hari Minggu, seorang anggota keuskupan dan juru tulis yang ditugasi untuk keuangan, juru tulis lingkungan, atau dua anggota keuskupan mencatat serta menghitung sumbangan ini.

LANGKAH 1

Uskup, presiden cabang, atau salah satu dari penasihatnya menerima semua sumbangan dari para anggota.

LANGKAH 2

Bersama-sama, juru tulis dan seorang anggota keuskupan atau presidensi cabang:

• Membuka semua amplop.
• Memverifikasi jumlahnya.
  
  • JUMLAH SLIP SUMBANGAN = JUMLAH UANG

LANGKAH 3

Menggunakan MLS:

a. Masukkan jumlah yang disumbangkan oleh setiap penyumbang.
b. Verifikasi jumlahnya, sahkan transaksi, kirim informasi sumbangan, dan cetak laporan sumbangan.

LANGKAH 4

Siapkan setoran bank.

LANGKAH 5

Arsipkan dokumen sumbangan.

LANGKAH 6

Setorkan uang ke bank.

Prosedur SPJ

Di bawah ini adalah prosedur paling umum untuk mencatat dan menyetujui sumbangan. Beberapa prosedur mungkin sedikit berbeda.

Harap diperhatikan: Kedua pemberi persetujuan harus menggunakan perangkat yang sama untuk mencatat sumbangan.

1. Di Sumber Pemimpin dan Juru Tulis (SPJ) klik tab Sumbangan.
2. Tanggal Tumpak/Kumpulan akan memperlihatkan tanggal hari ini.
3. Klik bidang Penyumbang dan pilih penyumbang yang benar.
4. Isi formulir “Persepuluhan dan Persembahan Lain” di sisi kiri layar menggunakan informasi dari formulir kertas penyumbang.
5. Isi informasi “Rekonsiliasi Sumbangan” di sisi kanan layar. Ketik nomor dan jumlah cek serta jumlah uang.
6. Jika jumlah di kedua sisi tidak cocok, periksa kembali sumbangan itu dan pastikan informasi dimasukkan dengan benar.
7. Ketika “Perbedaan” menunjukkan Rp0,00, klik Simpan & Tambahkan Sumbangan Baru.
8. Ulangi sampai semua sumbangan yang diterima telah dimasukkan.
9. Di bawah formulir itu adalah tampilan dari semua sumbangan yang dimasukkan dalam tumpak ini.
   
   1. Sumbangan ini dapat ditinjau dengan mengeklik masing-masing satu per satu, yang akan memperkenankan membuat perubahan apa pun yang diperlukan.
10. Jika semua ini benar, klik Lanjutkan.
11. Layar Tinjau Sumbangan ditampilkan.
12. Setiap sumbangan dapat ditinjau dengan mengeklik nama penyumbang, yang akan menampilkan sumbangan untuk memperkenankan membuat perubahan yang diperlukan.
13. Setelah meninjau sumbangan itu, klik kotak “Saya memverifikasi bahwa persepuluhan dan kontribusi lainnya telah dicatat dengan benar.” Kemudian klik Lanjutkan.
    
    1. Catatan: Sampai jumlah ditampilkan dengan benar, penyesuaian perlu dilakukan sebelum tanda centang hijau muncul. Untuk membuat perubahan yang diperlukan apa pun, klik hyperlink, yang akan menunjukkan perincian lebih lanjut untuk sumbangan dan jumlahnya.
14. Layar Saldo Sumbangan ditampilkan. Pastikan bahwa cek, setoran langsung, dan jumlah uang benar. Pastikan “Total Dana” akurat dan “Perbedaan” menunjukkan Rp0,00. Jika keduanya memiliki tanda centang berwarna hijau, klik Kirim.
15. Pemberi persetujuan pertama kemudian akan log out dari sistem. Pemberi persetujuan kedua perlu log in untuk memeriksa keakuratan.
16. Orang kedua akan pergi ke layar Persetujuan Sumbangan, klik kotak “Saya memverifikasi bahwa persepuluhan dan kontribusi lainnya telah dicatat dengan benar,” dan kemudian klik Setujui.
17. Tumpak selesai. Klik Cetak Laporan untuk mencetak Laporan Tumpak/Kumpulan Sumbangan.
18. Dalam tab “Ringkasan Sumbangan,” entri tumpak baru dengan tanggal hari ini akan ditampilkan. Status akan menunjukkan “Dalam Progres” sampai tumpak disetujui.
19. Arsipkan Kopi Unit dari Laporan Setoran dalam arsip lingkungan atau cabang dengan formulir Persepuluhan dan Persembahan Lain dan Laporan Tumpak/Kumpulan Sumbangan. Masukkan Kopi Bank dari Laporan Setoran itu dalam amplop dengan uangnya untuk setoran ke bank.