Adelantos de efectivo con la tarjeta
Normas y principios
Se prohíbe el acceso a dinero en efectivo mediante las tarjetas de crédito corporativas emitidas por la Iglesia, salvo donde sea aprobado individualmente por la contraloría local para aquellas personas que residan en países fuera de Norteamérica o que viajen con regularidad a dichos países, donde se requiera dinero en efectivo. Incluso en esos países, donde sea posible debe utilizarse la tarjeta para pagar mercancías, en lugar de dinero en efectivo. Si fuera necesario, debe obtenerse moneda local por medio de retiros, utilizando la tarjeta dentro del país de destino. Los viajeros deben evitar hacer retiros en efectivo de la tarjeta, en la moneda del país de origen, para luego llevarlo al país extranjero a fin de cambiar a la moneda local. Se informa del dinero en efectivo retirado de una tarjeta al sistema CARD, como un adelanto de efectivo para el titular de la tarjeta, en cada tipo de moneda. El adelanto de efectivo permanece pendiente como dinero en efectivo de caja emitido por la Iglesia hasta que el titular de la tarjeta informe dentro del sistema CARD cómo se gastó dicho efectivo y proporcione la documentación de recibos de respaldo. Las entradas para registrar cómo se gastó el efectivo deben hacerse por lo menos una vez al mes. Los adelantos de efectivo no pueden sumar más del monto límite mensual permitido de dinero en efectivo de la tarjeta. Los adelantos de efectivo deben reconciliarse a cero al menos una vez al año.
Los titulares de tarjetas no deben retirar más dinero en efectivo de lo que se espera que sea razonablemente necesario para los fines de su viaje o asunto oficial. Al salir de un país extranjero, los viajeros deben evitar llevar con ellos moneda extranjera que no se haya gastado. La moneda debería utilizarse para gastos legítimos relacionados con el viaje de la Iglesia dentro de ese país. Antes de salir del país, el viajero podría, por ejemplo, utilizar el dinero restante para pagar su cuenta del hotel. Si el viajero regresa a casa con moneda extranjera que no se ha gastado, es su responsabilidad cambiar la moneda extranjera a moneda local en un banco o en una agencia cambiaria de buena reputación. Por lo general, los bancos o las agencias de cambio solo aceptarán cambiar billetes y no cambiarán las monedas extranjeras. Un tipo de cambio efectivo que se ha de realizar será cambiar los billetes restantes en moneda extranjera a un monto en moneda local. Luego, la moneda local se debe volver a depositar en la Oficina de Área o en las Oficinas Generales de la Iglesia dentro de las dos semanas siguientes al retorno de un viaje, con una entrada de depósito en el libro mayor general, utilizado para compensar los gastos de viaje. Luego, el adelanto de efectivo en el sistema CARD debe liquidarse a cero.
Las siguientes instrucciones son para la vista FLUID en PeopleSoft.
Registro del uso de dinero en efectivo
Para agregar un gasto de dinero en efectivo a un informe de gastos, haga clic en Add [Agregar]. Edite la Date [Fecha] utilizando el icono del calendario para que muestre la fecha de la compra. Seleccione el Expense Type [Tipo de gasto]* utilizando el icono de la lupa (tenga en cuenta que hay una pestaña para los tipos de gastos usados frecuentemente y una pestaña para todos los tipos de gastos). En el campo Description [Descripción], ingrese el motivo financiero de la compra. El tipo de pago predeterminado será el de conciliación de efectivo. Ingrese el Amount [Monto] gastado (el que figura en el recibo). El tipo de facturación aparecerá predeterminado como Internal [Interno]; no cambie lo que está predeterminado. Haga clic en Save [Guardar].
*Su vista de pantalla cambiará según el tipo de gasto que seleccione. Asegúrese de completar todos los campos obligatorios, que se indican con un asterisco.
Las instrucciones para adjuntar un recibo y volver a asignar los códigos contables son los mismos que para las transacciones con tarjeta de crédito (véase la página de instrucciones Create an Expense Report [Crear un informe de gastos]).
Aplicar la entrada de dinero en efectivo y enviar el informe de gastos para su aprobación
Luego de hacer clic en Review and Submit [Revisar y enviar], se le enviará a la página de resumen. En la página de resumen, haga clic en Outstanding Cash Advance [Adelanto de efectivo pendiente] para aplicar la entrada de uso de dinero en efectivo a un adelanto en efectivo específico.
Ingrese el monto total de la entrada de Reconciliación de dinero en efectivo que creó en el campo Total Applied [Total aplicado] y haga clic en Apply [Aplicar]. Si aparecen varios adelantos de efectivo, aplique la entrada para el adelanto de efectivo más antiguo, que aparecerá primero.
Confirme que la sección de Resumen del informe de gastos sea correcta. Si fuera necesario, haga clic en View Printable Report [Ver el informe a imprimir] para imprimir el informe de gastos (el informe se abrirá en una pestaña nueva).
Haga clic en Submit [Enviar].
Haga clic en Submit [Enviar].
Se lo enviará a la página My Expense Reports [Mis informes de gastos]. Ha enviado correctamente el informe de gastos para su aprobación. Las transacciones aparecerán en el libro mayor tras la aprobación de la persona encargada.
