Cycle de remplacement des ordinateurs
Les ordinateurs des centres d’histoire familiale (CHF) sont fournis par le département de l’histoire familiale (DHF) et sont financés par ses fonds. Bien que les groupes de gestion des biens immeubles (GBI) puissent être impliqués dans les demandes et l’installation des ordinateurs fournis par le DHF, ils ne doivent pas prévoir de fonds pour les ordinateurs des CHF dans leur plan annuel, ni augmenter ou réduire le nombre d’ordinateurs d’un CHF sans l’accord du DHF.
En 2011, a été mis en place un cycle proactif de remplacement des ordinateurs des centres d’histoire familiale sur cinq ans, si le budget du département le permet. Bien qu’un grand nombre de systèmes installés dans les CHF dépasse les cinq années d’ancienneté, le département s’efforce d’atteindre cet objectif aussi rapidement que l’allocation budgétaire le permet.
Approvisionnement
On peut faire une demande de remplacement d’ordinateur en envoyant un formulaire de commande de matériel et de logiciels informatiques pour l’histoire familiale signé par le président de pieu. L’envoi d’une demande ne garantit pas que le matériel informatique sera fourni, car les demandes sont honorées en fonction des objectifs du département, du budget disponible et d’autres critères.
Selon les directives du Manuel 1 : Administration de l’Église, 14.7.2 : L’allocation budgétaire de l’unité locale ne comprend pas les dépenses faites pour les ordinateurs. Ces frais sont payés par les fonds généraux de l’Église selon les directives en vigueur.
Dons
Bien que les centres d’histoire familiale aient eu l’autorisation d’accepter des dons d’équipement dans le passé, ce n’est plus le cas, comme cela est indiqué à la page 32 du guide de fonctionnement des centres d’histoire familiale, « Les centres peuvent accepter des dons de documentation pour la recherche et de l’argent mais pas de matériel, de mobilier, d’ordinateurs ou d’imprimantes. »
Ordinateurs pour les nouveaux CHF.
Lorsqu’un nouveau CHF est approuvé par le DHF, celui-ci fournira le nombre nécessaire d’ordinateurs et d’imprimantes pour ouvrir le centre. Le GBI travaillera avec le DHF pour organiser la livraison de l’équipement au CHF.
Réparer
Comme pour les autres ordinateurs installés dans les églises, les réparations d’ordinateurs deviennent la responsabilité du spécialiste de la technologie et du GBI, après l’expiration de la garantie du fabricant. Le GBI effectue une analyse des coûts pour déterminer s’il faut réparer ou remplacer un ordinateur qui n’est plus sous garantie mais dont le remplacement n’est pas encore programmé, et il envoie les résultats de cette analyse au DHF.
Mise au rebut ou transfert d’ordinateurs
Les ordinateurs des CHF doivent être mis au rebut de la même manière que les autres systèmes appartenant à l’Église, notamment, mais sans y être limité, en effaçant le disque dur. Dans la plupart des cas, le GBI mettra au rebut ou transférera l’ordinateur. Les ordinateurs sont considérés comme des déchets dangereux, et la responsabilité de l’Église peut être engagée de manière significative si les ordinateurs ne sont pas mis au rebut correctement.
