“33. Catatan dan Laporan,” Buku Pegangan Umum: Melayani dalam Gereja Yesus Kristus dari Orang-Orang Suci Zaman Akhir (2020).
“33. Catatan dan Laporan,” Buku Pegangan Umum.
Gambar
pria melihat pada komputer
33.
Catatan dan Laporan
33.0
Pengantar
Prosedur dalam bab ini umumnya berlaku untuk unit-unit yang menggunakan alat bantu penyimpanan catatan daring Gereja, termasuk Sumber Pemimpin dan Juru Tulis (SPJ), Alat Bantu Anggota, serta Direktori dan Peta Lingkungan. Unit-unit yang tidak memiliki akses ke alat-alat ini hendaknya bekerja dengan Global Services Department atau kantor area.
Penyimpanan catatan selalu penting dalam Gereja Tuhan. Sebagai contoh:
Adam menyimpan “sebuah alkitab kenangan” (Musa 6:5).
Moroni mengajarkan bahwa nama mereka yang dibaptiskan ke dalam Gereja Kristus dicatat agar “mereka boleh diingat dan dipelihara oleh firman Allah yang baik” (Moroni 6:4).
Joseph Smith menginstruksikan agar seorang juru catat hendaknya dipanggil di setiap lingkungan untuk “membuat sebuah catatan akan kebenaran di hadapan Tuhan (Ajaran dan Perjanjian 128:2). Dia juga menekankan pentingnya penyimpanan catatan yang tekun ketika dia menulis, “Apa pun yang kamu catat di atas bumi akan tercatat di surga, dan apa pun yang kamu tidak catat di atas bumi tidak akan tercatat di surga” (Ajaran dan Perjanjian 128:8; lihat juga ayat 2–9).
33.1
Ikhtisar Catatan Gereja
Catatan Gereja adalah sakral. Informasi di dalamnya sensitif dan hendaknya dijaga. Sistem catatan Gereja mewenangkan akses ke informasi keanggotaan berdasarkan pemanggilan. Hanya mereka yang berwenang yang hendaknya diberi akses. Mereka hendaknya menggunakan informasi ini hanya untuk tujuan yang spesifik bagi pemanggilan mereka (lihat 33.8).
Catatan dapat menolong pemimpin:
Mengidentifikasi siapa yang mungkin memerlukan perhatian khusus.
Mengidentifikasi mana tata cara keselamatan yang seseorang telah terima atau mungkin perlukan.
Semua juru tulis hendaknya memiliki integritas yang tak diragukan dan mengikuti perintah-perintah Tuhan. Mereka hendaknya:
Memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku.
Penyimpan catatan yang cermat.
Guru dan administrator yang mumpuni.
Juru tulis dengan cermat mengikuti kebijakan terkini untuk menjaga dana Gereja serta memastikan bahwa catatan Gereja akurat. Juru tulis segera memberi tahu para pemimpin imamat tentang ketidakwajaran apa pun. Jika kesulitan timbul dalam mengatasi ketidakwajaran, juru tulis hendaknya menghubungi Kantor Catatan Konfidensial di kantor pusat Gereja. Informasi kontak diperlihatkan di bawah ini:
Telepon: 1-801-240-2053 atau 1-800-453-3860, pesawat 2-2053
Durasi pelayanan juru tulis hendaknya cukup bagi mereka untuk mempelajari tugas-tugas mereka dan mempertahankan kesinambungan dalam pekerjaan mereka (lihat 30.5). Karena mereka bukan anggota presidensi pasak atau keuskupan, mereka tidak perlu dibebastugaskan ketika presidensi pasak atau keuskupan diorganisasi kembali.
33.3
Catatan dan Laporan Pasak
33.3.1
Presidensi pasak
Presiden pasak mengawasi penyimpanan catatan pasak. Dia boleh mendelegasikan banyak dari pekerjaan ini kepada para penasihat dan juru tulisnya. Dia memastikan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur Gereja terkini.
33.3.2
Juru Tulis Pasak
Setiap pasak hendaknya memiliki juru tulis pasak yang memenuhi syarat dan berfungsi dengan baik. Dia dipanggil dan ditetapkan oleh seorang anggota presidensi pasak. Dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek dan memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku. Dia adalah anggota dewan pasak. Dia menghadiri pertemuan pasak sebagaimana diindikasikan dalam 29.3.
Juru tulis pasak diberi petunjuk oleh presidensi pasak dan bekerja di bawah arahan mereka. Asisten juru tulis pasak dapat dipanggil untuk membantu (lihat 33.3.3).
33.3.2.1
Tanggung Jawab Penyimpanan Catatan
Juru tulis pasak, atau asisten juru tulis yang ditugasi, memiliki tanggung jawab berikut:
Memberikan dukungan administratif kepada presidensi pasak.
Menyimpan catatan penugasan dan keputusan yang dibuat dalam pertemuan-pertemuan kepemimpinan pasak.
Menindaklanjuti penugasan.
Memastikan bahwa catatan dan laporan akurat dan tepat waktu.
Juru tulis pasak hendaknya menjadi familier dengan alat-alat penyimpanan catatan Gereja (lihat 33.0). Dia menggunakan alat-alat ini untuk membantu para pemimpin mengidentifikasi:
Kebutuhan para anggota dan organisasi.
Ketersediaan sumber daya, termasuk keuangan.
Tren, kekuatan, dan kelemahan pasak.
Bidang-bidang yang perlu perhatian.
Tugas-tugas penyimpanan catatan lainnya dapat mencakup:
Memastikan bahwa penahbisan Imamat Melkisedek dicatat dengan benar dan segera.
Mengaktifkan rekomendasi bait suci.
Menambahkan informasi medis ke aplikasi misionaris.
Juru tulis pasak bertemu dengan setiap juru tulis lingkungan yang baru segera setelah dia dipanggil. Dia bertemu dengan para juru tulis lingkungan sesering yang diperlukan, tetapi setidaknya dua kali setahun. Pertemuan-pertemuan ini diadakan untuk memastikan bahwa:
Catatan persepuluhan dan keuangan lainnya dicatat dengan benar (lihat 34.1.2 dan 34.2.2).
Catatan keanggotaan dimutakhirkan dengan segera dan akurat.
Juru tulis lingkungan familier dengan alat bantu penyimpanan catatan Gereja.
Sertifikat pemberkatan, pembaptisan dan pengukuhan, serta penahbisan imamat diberikan kepada para anggota lingkungan.
Audit catatan keanggotaan tahunan dilakukan dan semua pengecualian audit segera dikoreksi (lihat 33.6.19).
Sejarah tahunan lingkungan diserahkan ke pasak pada akhir setiap tahun (lihat 33.7).
Presiden pasak atau seorang penasihat yang ditugasi dapat memanggil dan menetapkan satu asisten juru tulis pasak atau lebih sewaktu diperlukan. Anggota pria ini hendaknya pemegang Imamat Melkisedek yang memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku. Mereka bekerja di bawah bimbingan presidensi pasak dan juru tulis pasak.
Jika diperlukan, satu asisten juru tulis boleh dipanggil untuk masing-masing dari jabatan berikut:
Asisten juru tulis pasak—keanggotaan (lihat 33.5 dan 33.6)
33.4
Catatan dan Laporan Lingkungan
33.4.1
Keuskupan
Uskup mengawasi penyimpanan catatan lingkungan. Dia boleh mendelegasikan banyak dari pekerjaan ini kepada para penasihat dan juru tulisnya. Dia memastikan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur Gereja terkini.
33.4.2
Juru Tulis Lingkungan
Setiap lingkungan hendaknya memiliki seorang juru tulis lingkungan yang memenuhi syarat dan berfungsi dengan baik. Dia direkomendasikan oleh keuskupan dan dipanggil serta ditetapkan oleh seorang anggota presidensi pasak atau seorang anggota dewan tinggi yang ditugasi. Dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek dan memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku. Dia adalah anggota dewan lingkungan. Dia menghadiri pertemuan lingkungan sebagaimana diindikasikan dalam 29.2.
Juru tulis lingkungan diberi petunjuk oleh keuskupan dan oleh juru tulis pasak. Dia bekerja di bawah arahan keuskupan. Asisten juru tulis lingkungan boleh dipanggil untuk membantu (lihat 33.4.3).
33.4.2.1
Tanggung Jawab Penyimpanan Catatan
Juru tulis lingkungan, atau asisten juru tulis yang ditugasi, memiliki tanggung jawab berikut:
Memberikan dukungan administratif kepada keuskupan.
Menyimpan catatan penugasan dan keputusan yang dibuat dalam pertemuan-pertemuan kepemimpinan lingkungan.
Menindaklanjuti penugasan.
Memastikan bahwa catatan dan laporan akurat dan tepat waktu.
Mengidentifikasi tata cara yang memerlukan ratifikasi (lihat 38.2.6 dan 18.10.3).
Juru tulis lingkungan hendaknya menjadi familier dengan alat penyimpanan catatan Gereja (lihat 33.0). Dia menggunakan alat-alat ini untuk membantu para pemimpin mengidentifikasi:
Kebutuhan para anggota dan organisasi.
Ketersediaan sumber daya, termasuk keuangan.
Tren, kekuatan, dan kelemahan lingkungan.
Bidang-bidang yang perlu perhatian.
Saat menyusun laporan mengenai peran serta anggota, juru tulis bekerja dengan para sekretaris untuk menuntaskan masalah-masalah kecil. Dia membahas masalah serius dengan uskup.
Juru tulis lingkungan atau asisten juru tulis lingkungan memperlihatkan kepada para anggota cara melihat informasi keanggotaan mereka di aplikasi Alat Bantu Anggota. Dia juga dapat menyediakan bagi mereka salinan cetakan jika diminta. Juru tulis lingkungan mengimbau para anggota untuk melaporkan kesalahan apa pun dalam informasi keanggotaan mereka.
Tugas-tugas penyimpanan catatan lainnya dapat mencakup:
Memastikan bahwa tata cara dicatat dengan benar dan segera.
Memberikan Petunjuk kepada Juru Tulis dan Sekretaris
Juru tulis lingkungan memberikan petunjuk kepada asisten juru tulis lingkungan serta sekretaris kuorum dan organisasi. Dia membantu mereka memahami bagaimana informasi dari alat pencatatan Gereja dapat menolong para pemimpin.
Petunjuk ini khususnya penting ketika:
Asisten juru tulis lingkungan serta sekretaris kuorum dan organisasi baru dipanggil.
Alat penyimpanan catatan Gereja diperkenalkan atau dimutakhirkan.
Asisten juru tulis lingkungan boleh dipanggil sewaktu diperlukan. Mereka direkomendasikan oleh keuskupan dan dipanggil serta ditetapkan oleh seorang anggota presidensi pasak atau seorang anggota dewan tinggi yang ditugasi. Para anggota pria ini hendaknya memegang Imamat Melkisedek atau Harun. Mereka hendaknya juga memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku. Jika seorang asisten juru tulis lingkungan ditugasi dengan keuangan, dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek. Asisten juru tulis lingkungan bekerja di bawah bimbingan keuskupan dan juru tulis lingkungan.
Jika diperlukan, satu asisten juru tulis boleh dipanggil untuk masing-masing dari jabatan berikut:
Asisten juru tulis lingkungan
Asisten juru tulis lingkungan—keuangan (lihat 34.2.2)
Asisten juru tulis lingkungan—keanggotaan (lihat 33.5 dan 33.6)
33.4.4
Pemimpin Imamat dan Organisasi
Para pemimpin kuorum dan organisasi mengawasi penyimpanan catatan di organisasi mereka. Mereka dapat menugasi sekretaris untuk melakukan banyak dari pekerjaan ini. Mereka bekerja dengan sekretaris untuk memastikan bahwa catatan dan laporan akurat dan tepat waktu.
33.5
Laporan mengenai Peran Serta Anggota
Laporan mengenai peran serta anggota menolong para pemimpin berfokus pada kemajuan dan kebutuhan para anggota. Jika memungkinkan, laporan ini hendaknya ditinjau secara elektronik alih-alih dicetak. Ketika laporan yang dicetak diperlukan, itu hendaknya dikelola dengan saksama untuk menghormati privasi anggota dan untuk mematuhi undang-undang perlindungan data lokal.
33.5.1
Jenis Laporan
33.5.1.1
Laporan Kehadiran
Kehadiran di pertemuan sakramen dan pertemuan imamat serta organisasi hari Minggu dicatat secara elektronik menggunakan SPJ atau Alat Bantu Anggota .
Pertemuan Sakramen. Kehadiran di pertemuan sakramen dicatat setiap minggu oleh juru tulis lingkungan atau asisten juru tulis lingkungan. Hitungannya adalah jumlah yang menghadiri pertemuan secara pribadi atau melalui streaming, termasuk pengunjung. Anggota lingkungan yang tidak hadir karena mereka memiliki penugasan lain atau menghadiri lingkungan lain dihitung di lingkungan yang mereka hadiri.
Pertemuan Kuorum dan Organisasi Hari Minggu. Kehadiran dicatat setiap minggu oleh sekretaris dan pembimbing kuorum dan organisasi. Para pemimpin remaja juga dapat membantu dalam mencatat kehadiran. Hitungannya adalah jumlah yang menghadiri pertemuan secara pribadi atau melalui streaming, termasuk pengunjung. Para anggota yang melayani di Pratama atau sebagai pemimpin remaja di dalam lingkungan juga disertakan sebagai yang hadir. Para anggota yang menghadiri lingkungan lain dihitung di lingkungan yang mereka hadiri.
Juru tulis lingkungan dapat mencatat kehadiran atas nama organisasi apa pun.
Setiap angka dalam laporan mewakili orang yang sesungguhnya yang memiliki kebutuhan unik (lihat Helaman 15:13). Para pemimpin mencari arahan dari Tuhan sewaktu mereka memikirkan siapa yang mungkin membutuhkan bantuan mereka.
Laporan Kuartalan berisikan informasi bermanfaat yang dapat memberi para pemimpin wawasan sewaktu mereka mengupayakan ilham mengenai upaya pemberian pelayanan mereka. Laporan tersedia di Alat Bantu Anggota atau SPJ.
Para pemimpin pasak dan lingkungan merujuk pada Laporan Kuartalan secara teratur untuk meninjau kemajuan individu-individu. Laporan mencakup informasi tentang:
Status rekomendasi bait suci dari para anggota dan remaja yang telah menerima pemberkahan.
Pria usia 18–25 tahun yang sedang melayani atau telah melayani misi.
Status wawancara pemberian pelayanan (lihat 21.3).
Calon penatua yang memerlukan dukungan dalam bersiap untuk menerima Imamat Melkisedek.
Kehadiran pertemuan hari Minggu untuk anak, remaja, dewasa lajang muda, dan orang dewasa (lihat 33.5.1.1).
Kemajuan para anggota baru yang dibaptiskan dan dikukuhkan dalam 12 bulan terakhir.
Semua kehadiran dan wawancara pemberian pelayanan dicatat di Alat Bantu Anggota atau SPJ. Informasi ini secara otomatis melengkapi bagian-bagian terkait dari Laporan Kuartalan.
Setiap lingkungan melengkapi dan mengirimkan Laporan Kuartalan ke kantor pusat Gereja. Juru tulis meninjau laporan dengan uskup dan mengirimkannya sebelum tanggal 15 dari bulan setelah akhir setiap kuartal.
Presidensi pasak dapat meninjau Laporan Kuartalan yang dikirimkan oleh setiap lingkungan. Ini akan membantu mereka memantau kemajuan dan mengetahui di mana dukungan dan petunjuk diperlukan. Para anggota dewan pasak juga dapat melihat setiap Laporan Kuartalan.
33.5.2
Daftar Keanggotaan
Alat bantu penyimpanan catatan Gereja menyediakan bagi para pemimpin akses ke daftar keanggotaan. Daftar ini dapat membantu para pemimpin mengidentifikasi:
Anggota mana yang belum menerima tata cara yang untuknya mereka memenuhi syarat.
Remaja putra dan remaja putri mana yang memenuhi syarat untuk melayani misi.
Remaja mana yang tidak memiliki rekomendasi bait suci yang masih berlaku.
Remaja mana yang perlu dijadwalkan untuk pertemuan dengan seorang anggota keuskupan.
Pemimpin kuorum dan organisasi hendaknya memiliki akses ke daftar mengenai mereka yang termasuk dalam kuorum atau organisasi mereka.
33.6
Catatan Keanggotaan
Catatan keanggotaan mencakup nama, informasi kontak, detail tata cara, dan informasi vital lainnya milik anggota. Lingkungan hendaknya memiliki catatan keanggotaan untuk setiap anggota yang tinggal di dalam batas-batasnya.
Catatan keanggotaan hendaknya disimpan di lingkungan di mana anggota itu tinggal. Pengecualian, yang hendaknya jarang terjadi, memerlukan persetujuan dari uskup dan presiden pasak yang terlibat. Untuk meminta pengecualian, presiden pasak menggunakan SPJ untuk mengirimkan permintaan ke Kantor Presidensi Utama.
Catatan keanggotaan adalah sarana satu-satunya untuk mencatat tata cara dan tindakan resmi lainnya dalam catatan permanen Gereja. Oleh karena itu, uskup memastikan bahwa juru tulis menyimpan catatan yang akurat. Dia juga memastikan bahwa juru tulis memutakhirkan informasi menggunakan SPJ. Adalah penting untuk melakukan yang berikut dengan segera:
Mencatat informasi tata cara.
Memindahkan catatan anggota yang pindah ke dalam atau keluar lingkungan.
Membuat catatan untuk anggota baru dan anak-anak baru dari orang tua anggota.
Mencatat kematian seorang anggota. (Kematian seorang anggota harus dicatat sebelum tata cara bait suci dapat dilaksanakan atas namanya. Lihat 28.1.)
Mencatat informasi pernikahan dan keluarga.
Uskup atau presiden pasak memastikan bahwa catatan keanggotaan berada di lingkungan yang tepat sebelum seorang anggota diwawancarai untuk menerima:
Pemanggilan Gereja.
Rekomendasi bait suci.
Imamat Melkisedek atau untuk ditahbiskan pada sebuah jabatan dalam imamat itu.
Dia juga memastikan bahwa catatan tersebut tidak mencakup apa pun dari yang berikut:
Anotasi
Komentar tentang restriksi pemeteraian atau tata cara
Restriksi keanggotaan formal
Terkadang seorang anggota belum tinggal di lingkungan yang sama secara terus-menerus selama setidaknya satu tahun. Dalam kasus itu, uskup atau seorang penasihat yang ditugasi menghubungi uskup terdahulu sebelum mengadakan wawancara untuk mengeluarkan rekomendasi bait suci atau untuk merekomendasikan penahbisan pada jabatan Imamat Melkisedek. Tujuan dari kontak ini adalah untuk menanyakan apakah ada masalah kelayakan yang perlu dipertimbangkan. Jika seorang penasihat mengetahui bahwa ada informasi konfidensial, dia mengakhiri percakapan. Dia memberi tahu uskupnya untuk menghubungi uskup terdahulu sebelum melakukan wawancara.
Dalam keadaan apa pun catatan keanggotaan tidak boleh diberikan atau diperlihatkan kepada siapa pun selain uskup atau juru tulis.
Para anggota dapat melihat informasi keanggotaan untuk diri mereka sendiri dan untuk anak-anak tanggungan yang tinggal di rumah di aplikasi Alat Bantu Anggota. Mereka juga dapat meminta salinan cetakan dari Ringkasan Tata Cara Individu mereka dari juru tulis. Jika kekeliruan ditemukan, juru tulis memastikan bahwa itu dikoreksi pada catatan keanggotaan.
Petunjuk mengenai cara membuat catatan keanggotaan tersedia di SPJ. Petunjuk mengenai cara mencatat pernikahan atau kematian juga tersedia.
Untuk situasi yang tidak dibahas di bagian ini, para pemimpin hendaknya menghubungi Global Services Department atau kantor area.
33.6.1
Nama yang Digunakan dalam Catatan Gereja
Nama lengkap yang sah dari seseorang, sebagaimana didefinisikan oleh undang-undang atau kebiasaan setempat, hendaknya digunakan pada catatan keanggotaan dan pada sertifikat tata cara.
33.6.2
Anggota Tercatat
Individu-individu berikut adalah anggota tercatat dan hendaknya memiliki catatan keanggotaan:
Mereka yang telah dibaptis dan dikukuhkan
Mereka yang berusia di bawah 9 tahun yang telah diberkati tetapi belum dibaptis
Mereka yang tidak bertanggung jawab karena disabilitas intelektual, terlepas berapa usianya
Anak-anak yang belum diberkati di bawah usia 9 tahun ketika kedua hal berikut ini berlaku:
Setidaknya satu orang tua atau satu kakek/nenek adalah anggota Gereja.
Kedua orang tua memberikan izin agar catatan dibuat. (Jika hanya satu orang tua yang memiliki hak asuh yang sah terhadap anak tersebut, izin dari orang tua itu adalah cukup.)
Seseorang berusia 9 tahun atau lebih yang memiliki catatan keanggotaan tetapi belum dibaptiskan dan dikukuhkan adalah bukan anggota tercatat. Namun, lingkungan di mana orang itu tinggal menyimpan catatan keanggotaan hingga orang tersebut berusia 18 tahun. Pada waktu itu, jika orang tersebut memilih untuk tidak dibaptiskan, uskup membatalkan catatan keanggotaan. Izin presiden pasak diperlukan.
Catatan tidak dibatalkan bagi mereka yang belum dibaptis karena disabilitas intelektual kecuali diminta oleh orang tersebut atau wali yang sah, termasuk orang tua.
33.6.3
Catatan Anggota Lingkungan yang Baru
Juru tulis lingkungan atau asisten juru tulis lingkungan menghubungi para anggota baru lingkungan segera setelah catatan keanggotaan mereka tiba untuk meninjau Ringkasan Tata Cara Individu untuk akurasi.
Untuk petunjuk tentang memperkenalkan para anggota baru setelah catatan mereka diterima atau setelah mereka dibaptis dan dikukuhkan, lihat 29.2.1.1,.
33.6.4
Catatan Anggota yang Pindah atau untuk Sementara Jauh dari Rumah
Para pemimpin lingkungan, para brother dan sister pemberi pelayanan, atau juru tulis mendapatkan alamat baru anggota segera setelah mereka mengetahui bahwa anggota tersebut bermaksud untuk pindah ke luar lingkungan. Juru tulis memindahkan catatan ke lingkungan yang baru ketika anggota tersebut benar-benar pindah. Juru tulis juga dapat meminta catatan anggota yang pindah ke lingkungan mereka ketika catatan belum dikirim oleh lingkungan sebelumnya.
Jika juru tulis tidak dapat menemukan ke mana anggota telah pindah, catatan dipindahkan ke daftar Menemukan Anggota yang Hilang di SPJ. Para pemimpin kuorum penatua dan Lembaga Pertolongan meninjau laporan ini secara teratur dan menggunakan sumber-sumber yang tersedia untuk menemukan para anggota ini. Para anggota dewan lingkungan lainnya atau misionaris dapat membantu.
Jika lokasi anggota ditemukan, juru tulis memindahkan catatan sesuai dengannya. Jika lokasi anggota tidak ditemukan setelah menggunakan semua sumber daya pencarian, juru tulis menerima persetujuan uskup untuk mengembalikan catatan tersebut ke kantor pusat Gereja.
Catatan dalam daftar Menemukan Anggota yang Hilang masih ditugasi ke lingkungan, tetapi itu tidak muncul dalam daftar dan laporan anggota, dan itu tidak disertakan dalam statistik lingkungan.
Ketika seseorang pindah dari sebuah lingkungan selama lebih dari tiga bulan, juru tulis memindahkan catatan keanggotaan ke lingkungan yang baru kecuali anggota tersebut berniat kembali setelah pergi untuk pekerjaan sementara atau musiman atau sekolah yang mungkin berlangsung lebih dari tiga bulan.
Ketika seseorang pindah dari lingkungan selama kurang dari tiga bulan dan berencana untuk kembali, catatan keanggotaannya disimpan di lingkungan.
Ketika para pemimpin tidak yakin berapa lama seseorang akan pergi, mereka menyimpan catatan di lingkungan yang dapat paling baik memenuhi kebutuhan anggota.
33.6.5
Catatan Anggota di Luar Unit
Catatan keanggotaan seseorang dapat disimpan hanya di satu lingkungan pada waktu yang bersamaan. Hanya uskup di lingkungan itu yang dapat mengawasi pemutakhiran catatan keanggotaan, melaksanakan tata cara, dan mengadakan wawancara bagi anggota tersebut.
Beberapa keadaan mengharuskan bahwa nama dan informasi kontak seorang anggota dicatat di lingkungan sekunder (lihat 33.6.11 dan 33.6.13 untuk contoh). Dalam kasus ini, juru tulis dari lingkungan sekunder membuat catatan anggota luar unit. Dia menggunakan SPJ untuk membuat catatan ini.
Para anggota dengan catatan luar unit dapat menerima pemanggilan di lingkungan itu. Mereka juga disertakan dalam direktori dan daftar hadir di lingkungan.
33.6.6
Catatan Anggota yang Melayani di Luar Lingkungan Geografis Mereka
33.6.6.1
Catatan Anggota dengan Penugasan Gereja Lainnya
Jika para anggota memiliki penugasan Gereja di luar lingkungan geografis mereka, catatan keanggotaan dan keuangan mereka disimpan di lingkungan geografis. Jika penugasan mengharuskan anggota untuk pindah dari lingkungan geografis mereka selama tiga bulan atau lebih, dan jika anak-anak mereka menyertai mereka, catatan keanggotaan mereka dipindahkan ke lingkungan yang baru. (Lihat 33.6.4.)
Dewasa lajang muda antara usia 18 dan 30 tahun dapat memilih untuk menjadi anggota baik dari lingkungan geografis mereka maupun lingkungan DLM jika itu dibentuk di area mereka. Jika mereka memilih lingkungan DLM, mereka menghadiri lingkungan yang ditugaskan ke batas-batas di mana mereka tinggal. Mereka juga memberi tahu uskup mengenai lingkungan geografis mereka. Catatan keanggotaan disimpan di lingkungan yang mereka hadiri.
Asas-asas ini juga berlaku bagi dewasa lajang antara usia 31 dan 45 tahun yang memilih untuk menjadi anggota lingkungan dewasa lajang.
Jika seorang dewasa lajang muda berencana untuk menghadiri sebuah lingkungan untuk sementara waktu (misalnya, saat menghadiri sekolah), catatan keanggotaan disimpan di lingkungan yang dia hadiri. Dengan izin dari anggota, juru tulis lingkungan di mana keluarga anggota tersebut tinggal dapat membuat catatan di luar unit baginya (lihat 33.6.5).
33.6.8
Catatan Anggota yang Tinggal di Rumah Sakit atau Fasilitas Perawatan
Catatan para anggota yang tinggal di rumah sakit atau fasilitas perawatan hendaknya berada di lingkungan yang dapat melayani mereka secara terbaik. Dalam banyak kasus, itu adalah lingkungan di mana rumah sakit atau fasilitas tersebut berlokasi.
33.6.9
Catatan Anggota dalam Dinas Militer
Ketika seorang anggota masuk dinas militer untuk pelatihan, catatan keanggotaan disimpan di lingkungan geografis sampai dia ditugaskan ke pos penugasan yang lebih berjangka panjang. Pada saat itu anggota hendaknya menghubungi lingkungan geografis serta memberikan nama dan alamat lingkungan yang baru.
33.6.10
Catatan Anggota Penyandang Disabilitas Intelektual
Seseorang berusia 8 tahun atau lebih yang memiliki disabilitas intelektual, orang tuanya (jika berlaku), dan uskup berkonsultasi bersama untuk menentukan apakah orang tersebut dapat bertanggung jawab. Jika orang tersebut ditentukan tidak dapat bertanggung jawab, uskup atau juru tulis mengindikasikan “Tidak Dapat Bertanggung Jawab” di bagian pembaptisan dari catatan keanggotaan orang tersebut di SPJ. Catatan tidak dibatalkan. Tata cara tidak perlu bagi seseorang yang catatannya mengindikasikan bahwa dia tidak dapat bertanggung jawab.
Terkadang individu, orang tuanya, dan uskup kemudian berunding bersama dan menentukan bahwa seseorang dapat bertanggung jawab setelah catatan dicatat sebagai “Tidak Dapat Bertanggung Jawab.” Dalam kasus itu, uskup atau juru tulis (dengan persetujuan uskup) dapat menghapus indikasi “Tidak Dapat Bertanggung Jawab.” Untuk informasi lebih lanjut, lihat 38.2.4.
33.6.11
Catatan Anggota Penyandang Tunarungu atau Gangguan Pendengaran
Anggota yang menggunakan bahasa isyarat, dan anggota keluarga dekat atau wali sah mereka, dapat memilih untuk memiliki catatan keanggotaan Gereja mereka di salah satu tempat berikut:
Lingkungan geografis mereka
Lingkungan bagi anggota penyandang tunarungu dan gangguan pendengaran yang tinggal dalam batas-batas lingkungan itu
Lingkungan yang menampung kelompok para anggota penyandang tunarungu dan gangguan pendengaran yang tinggal di area geografis yang ditentukan oleh presiden pasak atau Presiden Area
Dalam situasi ini, catatan individu atau keluarga mungkin berada di satu unit, dan mereka mungkin menjadi anggota di luar-unit di unit yang lain. Misalnya, sebagian dari sebuah keluarga mungkin memiliki catatan mereka di unit untuk penyandang tunarungu dan gangguan pendengaran, dan mereka mungkin anggota luar unit di unit geografis mereka. Untuk informasi lebih lanjut, lihat 33.6.5.
Anggota penyandang tunarungu atau gangguan pendengaran dapat menghadiri secara virtual lingkungan atau kelompok yang diorganisasi bagi penyandang tunarungu atau gangguan pendengaran di luar area geografis anggota tersebut. Mereka dapat melakukannya bahkan meskipun catatan mereka tidak ada di unit itu. Sebelum menghadiri secara virtual, mereka hendaknya menghubungi uskup lingkungan tersebut dan memberi tahu dia mengenai hasrat mereka untuk hadir.
33.6.12
Catatan Anak yang Diadopsi
Catatan anak-anak yang diadopsi boleh dibuat atau dimutakhirkan hanya setelah adopsi tuntas. Nama pada catatan hendaknya sesuai dengan keputusan adopsi. Catatan orang tua pengadopsi boleh diperbarui hanya setelah adopsi tuntas.
33.6.13
Catatan Anak dari Orang Tua yang Bercerai
Semua catatan keanggotaan menggunakan nama sah seseorang, sebagaimana didefinisikan oleh undang-undang atau kebiasaan setempat. Ini termasuk anak-anak dari orang tua yang bercerai. Nama sah pada catatan keanggotaan hendaknya juga dicatat pada sertifikat pemberkatan dan tata cara imamat.
Anak-anak yang orang tuanya bercerai sering menghadiri pertemuan Gereja di lingkungan kedua orang tua. Meskipun hanya satu unit boleh menyimpan dan memutakhirkan catatan keanggotaan resmi seorang anak, catatan anggota luar unit boleh dibuat di lingkungan lain yang dia hadiri (lihat 33.6.5). Ini memperkenankan nama dan informasi kontak anak tersebut untuk dimasukkan dalam daftar lingkungan dan absensi kelas.
Anak-anak dengan catatan anggota di luar unit dapat menerima pemanggilan di unit itu. Ini membantu memastikan bahwa mereka disertakan dan dapat berperan serta penuh di mana pun mereka hadir.
Jika seorang anggota pindah sementara restriksi keanggotaan formal atau masalah serius lainnya tertunda, uskup atau juru tulis yang diwenangkan dapat menempatkan restriksi perpindahan pada catatan keanggotaan. Dia menggunakan SPJ untuk melakukan ini.
Catatan yang memiliki restriksi perpindahan tidak akan dipindahkan ke unit yang baru sampai pemimpin imamat yang menempatkan restriksi mewenangkannya untuk dihapuskan.
33.6.16
Catatan dari Arsip “Alamat Tidak Diketahui”
Seorang anggota terkadang ditemukan setelah catatannya berada dalam “arsip alamat tidak diketahui” di kantor pusat Gereja. Dalam situasi ini, juru tulis lingkungan meminta catatan tersebut menggunakan SPJ. Catatan ini akan mencakup pesan yang mendorong keuskupan, kuorum, dan pemimpin organisasi untuk mengunjungi orang tersebut sesegera mungkin dan untuk memberikan penemanan. Misionaris penuh waktu juga boleh diminta untuk mengunjungi dan memberikan penemanan kepada anggota ini.
Setiap tahun juru tulis pasak atau asisten juru tulis pasak memastikan bahwa audit catatan keanggotaan dilaksanakan di setiap lingkungan menggunakan SPJ. Presiden pasak boleh memanggil orang lain yang berpengalaman dalam pencatatan keanggotaan untuk membantu dalam audit ini. Audit hendaknya diselesaikan sebelum tanggal 30 Juni setiap tahunnya.
33.7
Catatan Sejarah
33.7.1
Sejarah Lingkungan dan Pasak
Tuhan telah memerintahkan agar “sejarah tentang segala hal penting” mengenai Gereja-Nya ditulis dan disimpan (Ajaran dan Perjanjian 69:3; lihat juga ayat 5; Alma 37:2).
Setiap unit di Gereja harus mendokumentasikan semua hal penting mengenai unit. Ini mencakup laporan sejarah dari para pemimpin unit. Mengidentifikasi hal-hal penting paling baik dirampungkan dengan:
Mengingat upaya untuk membantu individu dan keluarga.
Mengenali pengalaman bermakna yang menunjukkan pengaruh Allah dalam kehidupan anak-anak-Nya.
Menyimpan sejarah adalah pekerjaan rohani yang akan memperkuat iman mereka yang menulis dan membacanya. Mendokumentasikan cerita sepanjang tahun akan meningkatkan kualitas sejarah.
Juru tulis pasak atau asisten juru tulis pasak mempersiapkan sejarah pasak. Presidensi pasak juga dapat memanggil seorang spesialis sejarah untuk membantu. Keuskupan mengikuti pendekatan serupa untuk lingkungan. Petunjuk tersedia di Sejarah Tahunan Pasak, Distrik, dan Misi di ChurchofJesusChrist.org.
Gambar
pria melihat kertas
33.7.2
Sejarah Gereja
Departemen Sejarah Gereja secara selektif mengumpulkan catatan sejarah, termasuk catatan pribadi, seni, dan artefak “demi kebaikan bagi gereja, dan bagi angkatan-angkatan muda” (Ajaran dan Perjanjian 69:8). Pertanyaan mengenai nilai sejarah dari catatan boleh dialamatkan ke:
Catatan Gereja bersifat konfidensial, baik itu ada di atas kertas maupun secara digital. Ini mencakup:
Catatan keanggotaan.
Catatan keuangan.
Catatan dari pertemuan.
Formulir dan dokumen resmi (termasuk catatan dewan keanggotaan).
Catatan yang dibuat dari wawancara pribadi.
Para pemimpin dan juru tulis harus menjaga catatan Gereja dengan menangani, menyimpan, dan membuangnya dengan cara yang melindungi privasi individu. Para pemimpin memastikan bahwa informasi yang dikumpulkan dari anggota adalah:
Terbatas pada apa yang Gereja minta.
Digunakan hanya untuk tujuan Gereja yang disetujui.
Diberikan hanya kepada mereka yang diwenangkan untuk menggunakannya.
Informasi yang disimpan secara elektronik harus dijaga tetap aman dan dilindungi dengan pantas (lihat 33.9.1). Para pemimpin memastikan bahwa data semacam itu tidak digunakan untuk tujuan pribadi, politik, atau komersial. Informasi dari catatan Gereja, termasuk informasi sejarah, tidak boleh diberikan kepada individu atau badan yang mengadakan riset atau survei (lihat 38.8.37).
Para pemimpin dan anggota harus mengikuti pedoman dalam 38.8.13 untuk melindungi direktori pasak dan lingkungan.
33.9
Pengelolaan Catatan
Para pemimpin pasak dan lingkungan hendaknya menjadikan pengelolaan catatan yang efektif sebagai bagian dari prosedur penyimpanan catatan mereka. Tiga bidang penting dari pengelolaan catatan diuraikan di bagian ini.
33.9.1
Perlindungan
Semua catatan, laporan, dan data Gereja hendaknya dilindungi terhadap akses, perubahan, pemusnahan, atau pengungkapan yang tak diwenangkan. Informasi ini hendaknya disimpan di tempat yang aman. Catatan yang sangat sensitif, termasuk hasil cetak komputer, hendaknya disimpan dalam laci atau kabinet yang terkunci di kantor pemimpin ketika tidak digunakan.
Jika memungkinkan, salinan elektronik dari catatan, laporan, dan data hendaknya dienkripsi dan dilindungi dengan password. Perangkat atau media penyimpanan milik Gereja yang hilang atau dicuri hendaknya segera dilaporkan di incidents.ChurchofJesusChrist.org. Penyalahgunaan informasi Gereja hendaknya juga dilaporkan.
33.9.1.1
Nama Pengguna dan Password
Presiden pasak, uskup, dan pemimpin lainnya hendaknya tidak pernah berbagi nama pengguna dan password Gereja mereka dengan para penasihat, juru tulis, sekretaris pelaksana, atau orang lain. Mereka hendaknya juga tidak menyimpannya pada perangkat yang orang lain dapat lihat atau akses.
Password hendaknya 12 karakter atau lebih panjang dan hendaknya tidak mudah ditebak. Para pemimpin sangat diimbau untuk mengaktifkan verifikasi dua langkah (juga dikenal sebagai autentikasi multifaktor) pada akun Gereja mereka bila memungkinkan.
33.9.1.2
Komputer yang Digunakan Bersama dan Penyimpanan Data
Para pemimpin dan juru tulis hendaknya tidak menyimpan informasi keanggotaan atau keuangan pada komputer yang digunakan bersama yang dapat diakses oleh orang lain yang tidak diwenangkan untuk memiliki informasi ini.
33.9.1.3
Privasi Data
Banyak negara telah memberlakukan undang-undang perlindungan data yang mengatur pemrosesan data pribadi. Ini mencakup informasi dalam catatan keanggotaan dan catatan Gereja lainnya yang mengidentifikasi individu. Para pemimpin yang memiliki pertanyaan tentang penerapan undang-undang perlindungan data pada manajemen lokal catatan Gereja dapat menghubungi kantor privasi data Gereja di DataPrivacyOfficer@ChurchofJesusChrist.org.
33.9.2
Periode Penyimpanan
Catatan hendaknya disimpan hanya selama itu diperlukan untuk tujuan administrasi, hukum, dan sejarah. Catatan keuangan hendaknya disimpan selama setidaknya tiga tahun plus tahun berjalan. Para pemimpin yang mempunyai pertanyaan tentang berapa lama menyimpan catatan hendaknya menghubungi Global Services Department atau kantor area.
33.9.3
Disposisi
Catatan yang kedaluwarsa atau tidak diperlukan lagi hendaknya dimusnahkan sedemikian rupa sehingga informasi tidak dapat diperoleh kembali atau direkonstruksi. Ketika menghapus informasi keanggotaan atau keuangan digital, pemimpin harus memastikan bahwa itu tidak dapat dipulihkan melalui cara yang wajar.
Catatan yang memiliki potensi nilai sejarah hendaknya tidak dibuang, dihancurkan, atau ditempatkan di pusat sumber daya lingkungan (perpustakaan). Pertanyaan tentang nilai sejarah dari catatan boleh dilayangkan ke Perpustakaan Sejarah Gereja (lihat informasi kontak dalam 33.7.2).
33.10
Spesialis Teknologi Pasak dan Lingkungan
Presidensi pasak memanggil satu atau lebih anggota pasak untuk melayani sebagai spesialis teknologi pasak. Keuskupan dapat memanggil satu atau lebih anggota lingkungan untuk melayani sebagai spesialis teknologi lingkungan. Pria, wanita, dan remaja boleh mengisi pemanggilan ini.
Spesialis teknologi pasak melayani di bawah bimbingan juru tulis pasak. Spesialis teknologi lingkungan melayani di bawah bimbingan juru tulis atau sekretaris pelaksana lingkungan, sebagaimana ditentukan oleh uskup. Tanggung jawab mereka dapat mencakup yang berikut:
Membantu para pemimpin pasak atau lingkungan dengan kebutuhan teknis.
Mengajari anggota cara mengakses dan menggunakan media, aplikasi, dan alat teknologi Gereja lainnya, termasuk FamilySearch.org.
Mendukung para pemimpin dan guru yang menggunakan alat teknologi untuk memenuhi pemanggilan mereka.
Mengelola streaming pertemuan dan kelas-kelas untuk mereka yang tidak dapat hadir (lihat 29.7).
Selain itu, spesialis teknologi pasak memiliki tanggung jawab berikut untuk mengelola komputer Gereja di pasak, termasuk yang ada di pusat sejarah keluarga:
Melaksanakan arahan dari presidensi pasak tentang penempatan, penggunaan bersama, pengalihgunaan, dan penjadwalan semua komputer pasak.
Memelihara inventaris terkini dari semua perangkat keras komputer di pasak, dengan nomor seri, model, kapasitas, dan lokasi fisik.
Memastikan bahwa (1) komputer, perangkat lunak, dan informasi rahasia aman dan (2) arsip data dicadangkan secara teratur.
Menjadi familier dengan kebijakan umum untuk komputer Gereja (lihat 38.8.10).
Menjadi familier dengan pedoman untuk memperoleh dan mengelola komputer Gereja.
Jika diperlukan, spesialis teknologi pasak mengoordinasikan pekerjaan spesialis teknologi lingkungan. Mereka juga menyediakan petunjuk.